Transferir a custódia do arquivo em papel para quem tem know how e tecnologia para a função, e liberar o órgão para se concentrar em sua atividade fim. Com esse objetivo, o DetranRS firmou hoje (1º) parceria com o Banrisul Armazéns Gerais (Bagergs) para guarda de 50 mil caixas de arquivos e 21 mil rolos de microfilme de documentos que ainda estão em tempo de guarda (cinco anos para a maioria dos documentos). O acervo começa a ser transferido na próxima semana para os armazéns da Bagergs, em Canoas. O prédio onde hoje funciona o arquivo do Centro de Documentação e Imagem (Cedoc) será destinado a Brigada Militar.
Com isso, a equipe do DetranRS fará somente a supervisão da entrada e saída dos documentos, já que a legalidade das cópias dos documentos devem ser atestadas por servidor com fé pública. Serão transferidas toda a documentação interna da Autarquia, bem como processos que ainda entram em papel (apresentação de condutor, processos de recurso a Junta Administrativa de Recursos de Infrações, entre outros). Também ficarão arquivados no local documentos de cunho histórico, para posterior tratamento da memória da instituição.
Documentos que expiram o tempo de guarda em 2023 e 2024 não vão ser transportados para os armazéns e serão encaminhados para descarte (reciclagem após descaracterização) no tempo correto.
Além de transferir as funções operacionais para um órgão que faz especificamente esse trabalho, o DetranRS libera o espaço da Aparício – que necessitam de reforma, movendo os documentos para um local seguro e adequado para guarda. O contrato prevê também a digitalização dos documentos sob demanda e um repositório virtual qualificado.
